Westerduin
September 2022, iedereen is weer terug van vakantie en de agenda’s beginnen zich in sneltreinvaart te vullen. Op dat moment zien we dat er nog een gaatje vrij is in onze Interim & Consulting agenda. Wij snel onze LinkedInpagina openen om er een oproep uit te gooien. Al snel kwam er een reactie op vanuit Westerduin, want er was een uitdaging binnen de organisatie waar Shaer mee zou kunnen helpen.
Na een kop koffie in het mooie Veenendaal en een goed gesprek was het helder; hier zouden we zeker kunnen helpen. Met enthousiasme begonnen we aan deze interessante opdracht. Voor één dag in de week is Shaer aan de slag gegaan met de uitdaging van Westerduin.
Wat was die uitdaging dan? Als gevolg van de implementatie van nieuwe software en personeelsontwikkelingen, was de wens groot om de Backoffice afdeling naar een hoger niveau te tillen. Alyanne Westerveen, Manager Support en Expertise vertelt hierover het volgende:"Westerduin is sterk gegroeid en we waren gewend om nieuwe medewerkers mondeling in te werken. We merken dat dit niet meer goed werkte en zo kwam de wens om onze werkwijze op papier te zetten. Hierdoor kan een nieuwe collega sneller ingewerkt worden, is de werkverdeling duidelijk en heeft de hele organisatie altijd toegang tot een naslagwerk.”
Om de Backoffice afdeling daadwerkelijk naar een hoger niveau te tillen zijn we aan de slag gegaan op twee vlakken. Ten eerste door te kijken naar de processen van de afdeling en ten tweede door te kijken naar de verantwoordelijkheden van ieder teamlid, de efficiëntie en inrichting van de afdeling.
Processen
De processen van de Backoffice afdeling zijn een samenspel met de verschillende vestigingen in het land. De collega’s op de vestigingen maken de match. Mag de uitzendkracht aan het werk bij de inlener? Dan verschijnt de Backoffice op het toneel. Zoals je hierboven hebt gelezen zouden we in eerste instantie alleen naar de processen van de Backoffice kijken. Maar juist omdat het uitzendproces een samenspel is tussen de vestigingen en de backoffice is tijdens de opdracht besloten om ook de processen van de vestigingen in kaart te brengen, te structureren tot een eenduidige werkwijze en uit te rollen binnen de hele organisatie. Zo is het helder wie, wat doet, in welk systeem, wanneer en hoe.
Samen met het projectteam, dat bestond uit Westerduin collega’s, zijn de processen in kaart gebracht, getest, herschreven in handleidingen en uitgerold met het implementatieplan. Dit is allemaal op een centrale plek vastgelegd in een nieuwe mappenstructuur. Zo weten niet alleen de huidige collega’s waar ze de werkwijze kunnen vinden, maar is dit ook duidelijk voor nieuwe collega’s. Hierdoor zijn zij sneller up-and-running en leren zij dezelfde werkwijze aan. Het resultaat: een eenduidige werkwijze op alle vestigingen, die ervoor zorgt dat de Backoffice efficiënter kan werken. Daarnaast is in de werkwijze ook het ‘compliance’ stuk verwerkt, waardoor Westerduin eventuele risico’s heeft getackeld.
Het team
Samen met de manager Backoffice en de teamleden hebben we gekeken naar de verantwoordelijkheden van ieder teamlid, de efficiëntie en inrichting van de afdeling. Door met elkaar duidelijke doelen te bepalen voor de gehele afdeling en verantwoordelijkheden per functie af te kaderen, kan er efficiënter gewerkt worden en worden de talenten binnen het team beter benut. De kennis en zelfredzaamheid van het team is gegroeid door coaching on the job. Ook heeft de manager Backoffice, door een andere aanpak, meer ruimte gekregen voor het coachen van het team en de strategie van de afdeling in plaats van het inhoudelijke en operationele proces.
Ervaring van Westerduin
Oké, maar wat vinden de betrokken collega’s van Westerduin van de samenwerking? Alyanne Westerveen, vertelt het volgende over de samenwerking:
Naast het project heeft Eline mij ook geholpen met de ontwikkeling van mijn leidinggevende skills. Omdat Eline dezelfde functie heeft bekleed, kon zij mij veel tips geven over hoe ik het Support & Expertise Team kon aansturen. Eline kan goed spiegelen en daardoor inzicht geven in hoe ik dingen (verkeerd) aanpak. Daarnaast heeft ze me geholpen om functieprofielen uit te schrijven en doorgroeimogelijkheden voor de teamleden te creëren. Als kers op de taart heeft ze ons team geholpen met het vaststellen van afdelingsdoelen en laten zien hoe deze doelen onderdeel worden van de ontwikkeling van de teamleden.
Naast dat Eline een groot project afgerond binnen de organisatie heeft ze ook meegeholpen aan de persoonlijke ontwikkeling van het hele team."
